時間管理

公司安排了一堂時間管理的教育訓練課程,雖然我自己有4本時間管理的書,
不過上課是檢視自己時間管理的好機會!
以下是我認為老師上課提到不錯時間管理觀念和技巧...


1.80/20法則,把80%的時間花在最重要的20%的事情上。將手上的事情分類,檢視哪些是較具有價值的工作,優先完成。
這點我很認同,把時間在做不重要的雜事...只能給人認真但沒表現的印象
想想,工作對於公司的價值和效益,決定投入的時間和心力

2.將工作依輕重緩急排序。優先順序:重要急迫->重要不急迫->不重要急迫->不重要不急迫。

3.設定明確、可行、量化、有期限的目標，依據目標設定好書面計畫(實行細節和時間表)，完成目標。好的目標範例：我一定要在2005年6月30號前,托福成績達到260分。

4.每日睡覺前,花8-15分鐘制定明天的計畫。

5.善用工具管理時間。善用一本筆記本或PDA記錄事項，太多記錄工具反而會讓搞不清楚到底有哪些事情應該做，而漏掉該做的事情。並做好資料管理的工作，縮短搜尋資料的時間。

6.排定時間表，應保留40%的彈性時間，處理突發的事件或干擾。滿版的時間表，通常不會被達成，會造成惡性循環，像是浪費時間重新規劃時間表，幾次都無法達成時間表後，也許就放棄時間管理。

下面是我自己常用來管理時間的小祕技。
1.善用便利貼
被交代的工作，馬上寫在便利貼上，貼在電腦螢幕前，待事情完成後就把便利貼撕掉，上班後和下班前，檢視一下便利貼，看是否有被遺漏或逾期的工作。

2.Outlook的信件規則和follow up功能
現在的email真是多的跟垃圾一樣，光是把信件review過一次就很浪費時間了。設立好郵件規則，重要的人，如頂頭上司寄來的信先看，那些轉寄來的笑話可以等有空的再開來娛樂身心。再來就是善用f0lloow的功能，很多工作其實都會用email交代，交代別人或被交代工作的email使用follow up的功能，Highloght起來，工作完成後才把follow up的標示取消，這樣被交代的工作就不會被漏做，也不會忘記check交代出去的工作被完成了沒有。